○中芸広域連合文書保存規程
平成10年7月1日
規程第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、事務局各課等で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は暦年別に編集するものとする。ただし、合冊して編集するのが整理及び保存上適当であると認められるものは、この限りでない。
(2) 1冊の暑さが10センチメートルを超えるとき又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮を払うこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集・製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。種別及び保存年数が明記されておらず決定が困難な完結文書は、文書取扱主任を経て事務局長、消防長、課長及び所長と協議の上決定するものとする。
(保存)
第4条 主管係長が完結文書を編集したときは、速やかに文書取扱主任に引き継ぐものとする。
2 文書取扱主任は、前項に規定する簿冊を審査し、文書保存台帳に登録して最も良好な状態で保管するものとする。ただし、執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、主管係長が保管するものとする。
(閲覧又は借用)
第5条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、文書取扱主任の許可を受けるものとする。
2 職員以外の者は、保存文書の閲覧及び借用は認めない。ただし、広域連合長が特に認める者については、閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第6条 借用期間は、7日以内とする。ただし、文書取扱主任は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 文書取扱主任は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第7条 文書取扱主任は、保存文書で保存期間を経過したものは廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却又は切断等を行わなければならない。
附則
この規程は、平成10年7月1日から施行する。
別表(第2条、第3条関係)
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 | 該当文書 |
第1種 | 永年保存 | 1 連合議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原義及び関係書類 3 連合公報 4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する書類 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務引継に関する重要な文書 10 財産及び連合債に関する文書 11 文書保存台帳 12 工事関係書類で特に重要なもの 13 連合の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 14 歳入歳出決算書 15 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 軽易な文書 |