○中芸広域連合文書事務規程

平成10年7月1日

規程第5号

目次

第1章 総則(第1条~第4条)

第2章 文書の収受及び配布(第5条~第10条)

第3章 文書の立案、回議、決議等(第11条~第14条)

第4章 文書の浄書及び発送(第15条~第19条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 連合における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条 文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(事務局長等の職務)

第3条 事務局長、消防長、課長及び所長は、その所管における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するものとする。

(文書取扱主任等の職務)

第4条 事務局各課等に文書取扱主任を置き、消防長、課長又は所長が、その所属職員の中から任命する。

2 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 総務係から配布された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。

(2) 文書の整理保管に関すること。

(3) 起案文の調整に関すること。

(4) 文書事務の合理化に関すること。

(5) その他文書の取扱いに関すること。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第5条 総務係は、到着した文書を収受するとともに開封し、収受印を押し、収受番号を付し、文書整理簿に記載し、文書取扱主任に配布して受領印を受けなければならない。ただし、事務局長、消防長、課長又は所長が認めた軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び文書処理簿の記載を省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず、親展文書、電報並びに書留及び秘密の表示のある文書は、開封せず、文書整理簿に記載のうえ直接各宛人に配布するものとする。

(総務係への回付)

第6条 主管係で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務係に回付するものとする。

(送料未納等の取扱)

第7条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務係長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(主管係への配布)

第8条 2以上の係に関連する文書は、総務係長が最も関連が深いと認める係に配布する。

(係内の配布)

第9条 文書取扱主任は、配布を受けた文書を担当者に配布する。

(休日及び執務時間外に受領した文書)

第10条 休日及び執務時間外に職員が受領した文書は、第5条の規定に準じ、受領した職員がこれを処理して文書取扱主任に引き継ぐものとする。

第3章 文書の立案、回議、決裁等

(起案)

第11条 文書による事案の決定は、起案用紙によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(起案文書の処理)

第12条 起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理に当たっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。

(1) 起案文は、常用漢字及び平易な口語文を使用すること。

(2) 回議に当たっては、必要に応じて説明文を別紙として添えること。

(3) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を明記すること。

(4) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令の抜粋等を付すること。

(5) 起案文書のうち係内の回議を経た後他の係又は上司へ合議を必要とするものにあっては、担当者が他係又は上司に手渡すこと。

(6) 重要文書又は秘密を要する文書と認められる文書には、赤色の付せんを起案文書の上部に付し、回議者に持ち回って決裁を得ること。

(7) 起案文書のうち最終決裁権者が広域連合長であるものは、決裁前に事務局長、消防長、課長及び所長の審査を受けるものとする。事務局長、消防長、課長又は所長が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし、簡易な文書又は定型的反復的な文書については、審査を省略することができる。

(決裁済文書の処理)

第13条 担当者は、決裁済文書で次の各号に掲げるものは、当該各号に定める総務係備付けの簿冊に、記号、番号等の登録の処置をしなければならない。

(1) 条例、規則、訓令 法規番号簿

(2) 告示 告示台帳

(3) 証明文書 証明文書簿

(4) 外部に発送する文書 文書発送簿

(秘密文書の処理)

第14条 連合又は個人の利益から秘密保全度が高く、当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(1) 秘密文書には、「((秘))」又は「(部外秘)」の文字を起案文書に朱字で明記するものとする。

(2) 秘密文書の管理は、事務局長、消防長、課長又は所長が指定した文書取扱主任がするものとする。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第15条 決裁済の文書の浄書は、主管係において行うものとする。

2 浄書を完了した場合は、起案文書と照合のうえ、所定欄に浄書者及び照合者の印を押すものとする。

(公印等の押印)

第16条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。ただし、事務局長、消防長、課長又は所長の承認を得た場合は、これを省略することができる。

(発送文書の持参)

第17条 特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は、退庁1時間前までに総務係に発送文書及び起案文書を持参しなければならない。

(発送済文書の返付)

第18条 総務係は、文書を発送する場合には、文書発送簿に記載しなければならない。発送を終了したときは、直ちに「発送済」の印を起案文書に押して、直ちに担当者の属する文書取扱主任を経て担当者に返付するものとする。

(完結文書の処理)

第19条 文書の処理が完結したときは、中芸広域連合文書保存規程(平成10年規程第4号)の定めるところにより整理するものとする。

附 則

この規程は、平成10年7月1日から施行する。

中芸広域連合文書事務規程

平成10年7月1日 規程第5号

(平成10年7月1日施行)