(趣旨)

第1条　連合における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条　文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(事務局長等の職務)

第3条　事務局長、消防長、課長及び所長は、その所管における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するものとする。

(文書取扱主任等の職務)

第4条　事務局各課等に文書取扱主任を置き、消防長、課長又は所長が、その所属職員の中から任命する。

(文書の収受)

第5条　総務係は、到着した文書を収受するとともに開封し、収受印を押し、収受番号を付し、文書整理簿に記載し、文書取扱主任に配布して受領印を受けなければならない。ただし、事務局長、消防長、課長又は所長が認めた軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び文書処理簿の記載を省略することができる。

(総務係への回付)

第6条　主管係で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務係に回付するものとする。

(送料未納等の取扱)

第7条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務係長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(主管係への配布)

第8条　2以上の係に関連する文書は、総務係長が最も関連が深いと認める係に配布する。

(係内の配布)

第9条　文書取扱主任は、配布を受けた文書を担当者に配布する。

(休日及び執務時間外に受領した文書)

第10条　休日及び執務時間外に職員が受領した文書は、第5条の規定に準じ、受領した職員がこれを処理して文書取扱主任に引き継ぐものとする。

(起案)

第11条　文書による事案の決定は、起案用紙によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(起案文書の処理)

第12条　起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理に当たっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第13条　担当者は、決裁済文書で次の各号に掲げるものは、当該各号に定める総務係備付けの簿冊に、記号、番号等の登録の処置をしなければならない。

(秘密文書の処理)

第14条　連合又は個人の利益から秘密保全度が高く、当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(浄書)

第15条　決裁済の文書の浄書は、主管係において行うものとする。

(公印等の押印)

第16条　浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。ただし、事務局長、消防長、課長又は所長の承認を得た場合は、これを省略することができる。

(発送文書の持参)

第17条　特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は、退庁1時間前までに総務係に発送文書及び起案文書を持参しなければならない。

(発送済文書の返付)

第18条　総務係は、文書を発送する場合には、文書発送簿に記載しなければならない。発送を終了したときは、直ちに「発送済」の印を起案文書に押して、直ちに担当者の属する文書取扱主任を経て担当者に返付するものとする。

(完結文書の処理)

第19条　文書の処理が完結したときは、中芸広域連合文書保存規程(平成10年規程第4号)の定めるところにより整理するものとする。